«Аэроклуб ИТ», дочерняя компания ГК«Аэроклуб», специализирующаяся на разработке программного обеспечения в сфере B2B, представила модуль для управления авансовыми отчетами и контроля расходов сотрудников EXPENSE. Новое ИТ-решение позволяет утверждать авансовые платежи в режиме онлайн, делать автоматическую загрузку данных по оформленным командировкам и рассчитывать суточные, а также готовить пакет и импорт проводок по авансовым отчетам для различных финансовых систем.
EXPENSE стал частью экосистемы продуктов «Аэроклуб», которая автоматизирует процесс организации командировок от этапа подачи заявки на бронирование билетов и отелей до сдачи авансовых отчетов. Разработанный по архитектуре API is first, модуль EXPENSE может быть интегрирован с любыми данными и системами, в том числе SAP или 1C. Полностью адаптивный интерфейс позволяет работать с модулем на любых устройствах и запускает необходимые приложения, например, встроенную камеру для фиксации документов. Преимуществом для командированных сотрудников станет возможность фотографировать и автоматически загружать в систему чеки, квитанции и другие документы, а не сохранять их бумажные носители. Тревел-расходы, совершенные в валюте, будут автоматически пересчитываться в рубли по текущему курсу. Для ускорения процесса оформления EXPENSEрасполагает функцией push—уведомлений для руководителей с возможностью быстрой авторизации отчета нажатием одной кнопки, в том числе на смартфоне.
Первым пользователем системы стала компания Schneider Electric. «Для Schneider Electric проект внедрения Expense был комплексными и предполагал автоматизацию всей цепочки бизнес-процессов по командированию. Во-первых, мы ожидаем положительного экономического эффекта за счет более четкого контроля соблюдения тревел-политики, а также сокращения времени сотрудников от момента подачи заявки на командировку до отчета. Благодаря тому, что поддержка по техническим вопросам работы системы и процессу оформления командировок теперь будет осуществляться в формате «одного окна» –специалистами «Аэроклуба», – должен повыситься и уровень сервиса. Дополнительно наша компания получила новые возможности бизнес-аналитики расходов, более детальные и качественные отчеты, что также поможет нам в вопросах оптимизации бюджета», – прокомментировал Анатолий Сорока, специалист по системам закупок компании Schneider Electric.
«Нашей ключевой задачей в настоящей момент стоит создание бесшовного end—to—end процесса корпоративных путешествий, который бы максимально экономил время и бюджет наших клиентов за счет автоматизации рутинных операций. Именно сейчас, на фоне спада объемов business—travel и операционной активности, мы считаем запуск EXPENSE особенно актуальным, потому что,справляясь с кризисом, все так или иначе столкнутся с необходимостью оптимизации», – прокомментировала Юлия Липатова, генеральный директор агентства делового туризма «Аэроклуб».
Расширяя диапазон возможностей модуля EXPENSE,эксперты «Аэроклуб ИТ» предусмотрели возможность вносить любые общехозяйственные расходы, в том числе, например, наличные на канцелярию, клининг, ремонт офисного оборудования или курьерские услуги.
Интеграция продукта в связи с низкой загрузкой специалистов отрасли возможна в рекордно короткиесроки – от нескольких дней при покупке клиентом «коробочного» решения. Среди преимуществ продукта – возможность полной передачи модуля на сторону клиента с последующей техподдержкой.
